Współczesne pieczątki chińskie używane w biznesie odwołują się do tradycyjnej sztuki grawerowania pieczęci imiennych i używania ich w miejsce podpisu. Obecnie z racji ich głębokiego zakorzenienia w chińskiej kulturze, a zarazem irrelewantności w kulturze Zachodniej, niezwykle łatwo o nieporozumienia czy nawet oszustwa w tej kwestii. Należy również podkreślić, że pieczątki Chińskiej Republiki Ludowej i Republiki Chińskiej różnią się od siebie, przez co poniżej zostaną opisane jedynie zwyczaje i uregulowania występujące w ChRL.
Jak wygląda chińska pieczątka?
Standardowy wygląd oficjalnej pieczątki spółek (公司公章) uregulowało rozporządzenie Rady Państwa z 1999 r., podczas gdy wiele innych aktów prawnych doregulowuje tę kwestię w pokrywanym przez siebie zakresie, np. w księdze trzeciej chińskiego Kodeksu Cywilnego z 2020 r. opisano procedury podpisywania i pieczętowania umów.
Zgodnie z wyżej wspomnianym rozporządzeniem, oficjalna chińska pieczątka:
- Musi być okrągła ze średnicą zależną od rodzaju spółki (spółki odpowiadające polskim spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością mają średnicę nie większą niż 4 cm, podczas gdy spółki akcyjne – nie większą niż 4,2 cm);
- W środku musi znajdować się pięcioramienna gwiazda;
- Musi zawierać pełną chińską nazwę podmiotu pisaną od lewej do prawej (sporządzoną czcionką Song [宋体]);
Zwyczajowo korzysta się również z czerwonego tuszu, przez co kwestią dyskusyjną jest wiarygodność czarnego odcisku pieczątki, np. czarno-białego skanu dokumentu. Dla bezpieczeństwa lepiej unikać tego typu dokumentów i w razie ich wystąpienia prosić o jego ponowne przesłanie w kolorze. Poniżej przykład tradycyjnej chińskiej pieczęci z 1949 r. (po lewej) i oficjalnej pieczątki używanej przez spółki w Chinach (po prawej).
Pieczątka, która nie zawiera chociaż jednego z wyżej podanych elementów nie jest oficjalną pieczątką! Stosunkowo częstym procederem jest używanie przez spółki nieoficjalnych pieczątek, aby w razie sporu niektórych dokumentów nie można było ich uznać za prawnie wiążące. Co więcej, jeśli na odcisku pieczątki znajduje się angielska nazwa spółki, to również nie jest ona uważana za oficjalną z racji tego, że na pieczątce musi znajdować się pełna i oficjalna nazwa spółki, a te w Chinach kontynentalnych są rejestrowane tylko i wyłącznie po chińsku (w przeciwieństwie do np. Hongkongu, gdzie rejestruje się spółkę pod firmą angielską i chińską).
W chińskiej ustawie o podpisie elektronicznym z 2005 r. na mocy nowelizacji z 2019 r. wprowadzono również możliwość korzystania z pieczątki elektronicznej, która zgodnie z art. 14 ustawy wywołuje takie same skutki prawne, co jej fizyczny odpowiednik. Obecnie w Chinach brakuje ujednoliconych przepisów dotyczących zarządzania pieczątką elektroniczną, jest również znacznie mniej popularna od instytucji podpisu elektronicznego, jednakże z każdym rokiem staje się coraz częstsza w użyciu i w obrocie.
Pieczątka nieistotna z prawnego punktu widzenia
Znaczenie prawne chińskiej pieczątki
Oficjalne pieczątki są rejestrowane w odpowiednich i przeznaczonych do tego urzędach, a szczegóły procesu rejestracji są w dużej mierze zależne od miejscowych przepisów – brak ogólnokrajowych regulacji w tym zakresie. Oficjalne pieczątki generalnie cieszą się wysoką wiarygodnością wśród chińskich przedsiębiorców, którym zdarza się przekładać swoje zwyczaje na europejski grunt. Nie jest więc niczym dziwnym, jeśli chiński przedsiębiorca poprosi Europejczyka, aby przybił pieczątkę spółki obok swojego podpisu, nawet jeśli nie ma żadnych prawnych uregulowań dotyczących naszych pieczątek.
W celu ograniczenia nadużywania oficjalnej pieczątki, spółki zwyczajowo prowadzą specjalne rejestry, w których zapisują wszelkie dane dotyczące użycia pieczątki – czyli kto jej użył, kiedy, w jakich okolicznościach. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić taki rejestr w formie elektronicznej, co jest coraz popularniejsze ze względu na wygodę.
Zgodnie z art. 490 chińskiego kodeksu cywilnego z 2020 r. oficjalna pieczątka spółki może zastąpić podpis, przez co jej obecność jest wyrazem woli całej spółki. Co do zasady, jeśli przepisy szczególne nie wymagają podpisu, to sama oficjalna pieczątka spółki wystarczy, aby zawrzeć legalną i prawnie wiążącą umowę. O ile sama pieczątka wystarczy do zawarcia umowy ze spółką w Chinach, to ze względu na brak ogólnoświatowego uznawania pieczątek chińskich – zwyczajowo pieczątka występuje tuż obok podpisu. Choć zgodnie z chińskim prawem zarówno podpis, jak i pieczątka mogą występować samodzielnie, to ze względu na fakt oficjalnego rejestrowania i łatwość sprawdzenia wiarygodności – pieczątka występuje znacznie częściej w obrocie i nie jest niespotykanym nieakceptowanie samego podpisu przez kontrahentów w Chinach.
Ze względu na doniosłą rolę przypisywaną chińskiej pieczątce, zarówno jej kradzież, jak i fałszowaniem są surowo karane nie tylko przez przepisy wewnętrzne spółki, ale i przez prawo karne. Zgodnie z art. 375 chińskiego prawa karnego z 1979 r. samo fałszowanie i nielegalne korzystanie z oficjalnych pieczęci wiąże się z karą pozbawienia wolności do lat trzech, a w przypadku poważnych okoliczności – grozi kara pozbawienia wolności dłuższa niż trzy lata, jednakże nieprzekraczająca dziesięciu lat.
Co do zasady, osoba sprawująca pieczę nad oficjalną pieczątką spółki jest również osobą zdolną do jej reprezentowania bądź ściśle współpracuje z takową osobą. Kontrola nad oficjalną pieczątką daje de facto kontrolę nad chińską spółką, o czym warto pamiętać podczas rozmów z chińskim kontrahentem, a także prowadząc własną działalność w Chinach.
