Uciążliwa legalizacja dokumentów do Chin wkrótce odejdzie do lamusa. Dnia 8 Marca 2023 roku Chińska Republika Ludowa oficjalnie zadeklarowała swój akces do Konwencji Haskiej z 1961 roku tzw. „Konwencja Apostille”. Chiny staną się stroną Konwencji w dniu 7 października 2023 roku. Z pewnością, jest to istotne wydarzenie dla każdego przedsiębiorcy, który choćby częściowo, jest zaangażowany biznesowo w Państwie Środka lub po prostu prowadzi interesy z podmiotami mającymi tam siedzibę. Dlaczego?

Legalizacja dokumentów w Chinach – długi i kosztowny proces

Jak obecnie wygląda legalizacja dokumentów przeznaczonych do użycia w Chińskiej Republice Ludowej? Wyjaśnijmy to na przykładzie. Polska spółka z siedzibą w Starogardzie Gdańskim chce założyć przedstawicielstwo w Chinach. Przepisy prawa chińskiego precyzują jakie dokumenty zagraniczna spółka jest zobowiązana przedstawić chińskiemu organowi rejestrowemu (Sądowi Ludowemu) w celu założenia przedstawicielstwa.

Jest to między innymi oficjalna i aktualna umowa spółki znajdująca się w aktach Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego w Polsce przez wydziały rejestrowe sądów powszechnych. Tutaj zaczynają się problemy. Bowiem, zgodnie z prawem międzynarodowym – w tym regulacjami dotyczącymi legalizacji oficjalnych dokumentów – starogardzka spółka nie może po prostu przetłumaczyć przysięgle na język chiński oficjalnego odpisu umowy spółki zaczerpniętej z KRS i w takiej formie przedstawić go chińskiemu organowi rejestrowemu. Niestety, procedura ta jest znacznie bardziej skomplikowana. Co zatem należy zrobić?

W pierwszej kolejności – po uzyskaniu umowy spółki z KRS – należy udać się do właściwego dla Spółki sądu okręgowego. Prezes sądu okręgowego potwierdzi na dokumencie autentyczność złożonych na nim urzędowych podpisów (tu: podpisu notariusza, przed którym zawarto umowę spółki).

Następnie można wnioskować o legalizację tego dokumentu. Należy zrobić to w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w referacie do spraw legalizacji z siedzibą w Warszawie. Umowa spółki zostanie opatrzona pieczęcią potwierdzającą autentyczność dokumentu – dowód na to, że dokument jest dokumentem urzędowym.

Kolejnym krokiem jest wizyta w Ambasadzie Chińskiej. Umowa spółki zostanie tam ponownie zalegalizowana (opatrzona koleją pieczęcią) – tym razem przez urzędników chińskich.

Ostatnim etapem jest tłumaczenie przysięgłe umowy spółki zawierającej wszystkie wyżej wymienione pieczęci, zebrane podczas całego procesu legalizacji. Dopiero taki dokument może zostać przedstawiony chińskiemu Sądowi Ludowemu jako niezbędny załącznik do wniosku o zarejestrowanie przedstawicielstwa.

Należy wspomnieć, że każdy z powyższych kroków jest odpłatny, wymaga wypełnienia osobnego wniosku i dodatkowego czekania na podjęcie działań przez urzędników. Inaczej ma się sytuacja z nadawaniem klauzuli Apostille – tu jest znacznie łatwiej.

Jak działa klauzula Apostille?

Klauzula Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu – potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika danego państwa. Dzięki temu, można posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym w innym kraju. Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną Konwencji Haskiej z 1961 roku – Konwencji Apostille.

Procedura uzyskania Apostille jest prostsza, mniej kosztowna i mniej czasochłonna oraz bardziej ustandaryzowana. Taka klauzula zostanie nadana na umowie spółki (uznanej uprzednio za autentyczną przez prezesa odpowiedniego sądu okręgowego) przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Apostille znacznie ułatwia więc proces legalizacji dokumentów. Zbędna staje się najbardziej skomplikowana i kosztowna procedura – wizyta w Ambasadzie ChRL celem uzyskania legalizacji (w momencie pisania tego artykułu koszt dla przedsiębiorców legalizujących dokumenty w zwykłym trybie to 446 zł za każdy dokument).

Dzięki przystąpieniu Chin do Konwencji Apostille międzynarodowy obieg dokumentów zostanie przyśpieszony i ułatwiony. Jest to z pewnością dobra wiadomość dla każdego przedsiębiorcy, który prowadzi interesy na linii Polska – Chiny.

Czytelników, których zainteresował ten artykuł, zachęcamy również do zapoznania się z pozostałymi publikowanymi przez nasz blog o Chinach.

Artykuł autorstwa Stanisława Szufrajdy