Założenie spółki jest najpewniejszym sposobem na umożliwienie pełnoprawnego funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa w Państwie Środka. Łączy się to jednak z pewnymi istotnymi kosztami, a także wymaga pewnej ilości czasu. Czasami nasze cele można osiągnąć decydując się na inną opcję. Biuro Przedstawicielskie w Chińskiej Republice Ludowej jest popularnym modelem dla spółek planujących wejście na rynek chiński. Jest to idealne rozwiązanie dla podmiotów chcących zareklamować swoją działalność w Chinach, jednocześnie nie ryzykując poważną inwestycją na nieznanym jeszcze rynku.

Czym jest biuro przedstawicielskie w Chinach?

Biuro przedstawicielskie nie posiada osobowości prawnej. Oznacza to, że nie może prowadzić działalności w swoim imieniu, a odpowiedzialność za przedstawicielstwo ponosi w całości reprezentowana zagraniczna spółka. Sprawdza się jednak w zakresie nawiązywania kontaktów i reklamowania swojej działalności prowadzonej np. w Polsce. Założenie przedstawicielstwa jest względnie tanie i szybkie. Całość zajmuje około dwóch miesięcy, jednak zakres możliwych działań dla Przedstawicielstwa jest ograniczony w znaczący sposób.

Biuro Przedstawicielskie w Chinach nazywane są外国企业常驻代表机构 【wàiguó qǐyè cháng zhù dàibiǎo jīgòu】 co należy przetłumaczyć na „Rezydujące Przedstawicielstwo Przedsiębiorstwa Zagranicznego”, a po angielsku nazywane jest również „Representative Office”, „Liaison Office” lub w skrócie „RO”.

Jak przedstawicielstwo może prowadzić biznes w Chinach?

Zasady rejestracji i nadzoru rezydujących przedstawicielstw przedsiębiorstw zagranicznych stanowią, że przedstawicielstwo nie może prowadzić działalności zarobkowej. Jeżeli w traktatach i umowach międzynarodowych zawartych lub do których Chiny przystąpiły, istnieją inne postanowienia, postanowienia te mają pierwszeństwo. Przedstawicielstwa wobec tego nie mogą uczestniczyć w żadnych działaniach, które prowadzą do uzyskania dochodu. Nie mogą podpisywać prawnie wiążących dokumentów ani prowadzić sprzedaży. Przedstawicielstwa w Chinach sprawdzają się w badaniach rynku, utrzymywaniu relacji z klientami lub nawiązywaniu nowych kontaktów. Podmiot prawny Chińskiego Przedstawicielstwa podlega kontroli i musi odpowiedzialnie prowadzić swoją księgowość. Pomimo tego, nadal charakteryzuje go niski stopień formalizacji. Przedstawicielstwo może wykonywać głównie dwie czynności związane z działalnością przedsiębiorstwa zagranicznego:

1) badanie rynku, działania reklamowe i wystawy dotyczące produktów lub usług;

2) działalność przedstawicielska związana ze sprzedażą produktów, dostawą usług, lokalnym zaopatrzeniem oraz krajowymi inwestycjami przedsiębiorstw zagranicznych.

Kiedy warto utworzyć biuro przedstawicielskie w Chinach?

Od praktycznej strony należy wskazać, że forma przedstawicielstwa doskonale sprawdza się do spełniania potrzeb opartych na konieczności szybkiego wejścia na rynek, badania jego stanu, oraz promocji produktów. Rejestracja przedstawicielstwa wymaga m.in. konieczności prowadzenia przedsiębiorstwa głównego przez co najmniej dwa lata, a także konieczności posiadania fizycznej siedziby w Chinach. Przedsiębiorca zagraniczny wyznacza Głównego Przedstawiciela w Chinach. Firmy zagraniczne mogą wyznaczyć od 1 do 3 przedstawicieli zgodnie ze swoimi potrzebami biznesowymi. Biuro przedstawicielstwa, Główny Przedstawiciel i inni przedstawiciele na standardowych zasadach podlegają przepisom o zamieszkaniu, zatrudnieniu, opodatkowaniu, wymianie walut i innym powiązanym procedurom.

Przedstawicielstwo w Chinach może prowadzić działalność pośrednią, taką jak nawiązywanie nowych relacji biznesowych, promocja produktów czy komunikacja z klientami. Brak osobowości prawnej nie jest przeszkodą dla kontaktów z potencjalnymi klientami lub dostawcami, rozwijania sieci lokalnej, czy prowadzenia reklamy. Jednocześnie prowadzenie takich działań bez zarejestrowanego przedstawicielstwa jest karalne i zagrożone grzywną.

Kwestie formalne prowadzenia przedstawicielstwa w Chinach

Po przedłożeniu wymaganych informacji i dokumentów władzom lokalnym, powołanie w pełni sprawnego Przedstawicielstwa zajmuje zazwyczaj około 2 miesiące — w tym, co najmniej jeden miesiąc na notarialne poświadczenie i zalegalizowanie wymaganych dokumentów oraz wydanie przez urząd niezbędnych zaświadczeń ustanowieniu przedstawicielstwa i kolejny miesiąc na założenie niezbędnego konta w banku, księgowości i pieczątek do prowadzenia działalności gospodarczej przez przedstawicielstwo (pieczątki Przedstawicielstwa, pieczęci finansowej i pieczęci naczelnego przedstawiciela).

Przedstawicielstwa są zobowiązane do składania rocznego sprawozdania w czerwcu każdego roku, zawierającego informacje o prawnym i aktualnym stanie przedsiębiorstwa zagranicznego, bieżącej działalności Przedstawicielstwa oraz bilansach skontrolowanych przez księgowość. Przedstawicielstwa, które nie dostarczą takich raportów na czas lub podadzą nieprawdziwe informacje, podlegają karze grzywny.

Przedstawicielstwa nie płacą wysokich podatków w Chinach ze względu na brak opodatkowania pośrednich metod prowadzenia biznesu jak nawiązywanie kontaktów i przesyłanie ofert, a także niemożliwości prowadzenia prawnie relewantnych działań. Przedstawicielstwa są płatnikami podatku CIT oraz VAT. Jednak stawki te mogą być dostosowywane przez odpowiednie biuro podatkowe w zależności od branży.

Jako przedsiębiorstwo niebędące rezydentem w chińskiej ustawie o podatku dochodowym od przedsiębiorstw, przedsiębiorstwo zagraniczne deklaruje i płaci podatki od dochodu uzyskanego z jego przedstawicielstwa w Chinach oraz dochodu uzyskanego poza Chinami, ale faktycznie związanego z przedstawicielstwem. Stawka podatku dochodowego od przedsiębiorstw w Chinach wynosi 25%. Stawka VAT w Chinach wynosi 17% na handel i 11% na usługi. Stawka VAT dla drobnych podatników wynosi 3%. Przedstawicielstwo powinno dostarczyć chińskim organom podatkowym informacje finansowe w celu udowodnienia swojej podstawy opodatkowania i złożyć deklarację podatkową zgodnie z rzeczywistymi danymi.

Jeżeli Główny Przedstawiciel jest obcokrajowcem, który zamieszkały jest na stałe w Chinach, podlega on indywidualnemu podatkowi na podstawie dochodu uzyskanego z przedstawicielstwa. Jeżeli główny przedstawiciel pracuje dla przedstawicielstwa tylko sporadycznie, jego indywidualny podatek obliczany jest na podstawie dni, w których przebywa w Chinach w miesiącu.

Zalety i wady prowadzenia przedstawicielstwa w Chinach

Podsumowując, główne zalety biura przedstawicielstwa to:

1. możliwość szybkiego utworzenia;
2. brak wymaganego zarejestrowanego kapitału;
3. mniejszy podatek niż w przypadku innych rodzajów konfiguracji biznesowych;
4. tańsze rozwiązanie i łatwe w wykorzystaniu;
5. ułatwione nawiązywanie kontaktów z osobami i przedsiębiorcami w Chinach;
6. duża ekonomiczność pod względem czasu;
7. okazja do posiadania własnego, fizycznego biura w Chinach;
8. możliwość zatrudniania pracowników zagranicznych i chińskich;
9. pozwala zarządzać produktami/usługami oferowanymi w Chinach oraz łańcuchem dostaw z Chin.

Jednakże należy to skontrastować z wadami. Są one na tyle istotne, że możliwy jest scenariusz, w którym okaże się, że nie jest to forma egzystencji w Chinach optymalna dla danego przedsiębiorstwa. Są to:

1. niemożliwość prowadzenia działań, które wiążą się z zyskiem (tj. przedstawicielstwo nie może niczego sprzedawać, ani zarabiać pieniędzy);
2. możliwość świadczenia usług tylko dla swoich głównych spółek;
3. przedstawicielstwo nie może być stroną umowy;
4. przedstawicielstwo nie może bezpośrednio zatrudniać personelu i musi korzystać z upoważnionej agencji;
5. konieczne jest wynajęcie przestrzeni biurowej w Chinach dla Przedstawicielstwa przed rozpoczęciem procesu rejestracji.

Przed podjęciem decyzji w tym zakresie, należy wziąć pod uwagę plusy i minusy wymienione powyżej i przełożyć je na potrzeby swojej działalności. Może wydawać się, że takie przedstawicielstwo oferuje niewiele możliwości, jednak odpowiednia optymalizacja i organizacja działań może sprawić, że przedstawicielstwo będzie miało niezwykle istotne znaczenie.

Jeśli zainteresował Cię ten artykuł, sprawdź także inne publikowane przez nasz blog o Chinach. Poruszamy w nich kwestie kulturowe, gospodarcze i prawne tego kraju, takie jak: problemy demograficzne Chin, podatki w Chinach, eksport towarów do Chin, cyfrowy juan czy umowa inwestycyjna UE- Chiny.

Autor artykułu: Karol Czekałowski