Czy zwrot towaru z Chin jest możliwy? Niejednokrotnie w praktyce handlu międzynarodowego dochodzi do sytuacji gdzie polski przedsiębiorca-importer – bez względu na długość i zażyłość współpracy z chińskim eksporterem – otrzymuje od niego towar uszkodzony, wadliwy czy nawet zupełnie zniszczony. Wiąże się to zazwyczaj z dużymi problemami i szeregiem konsekwencji po stronie polskiego importera. Niejednokrotnie dostarczenie wadliwego towaru przerywa cały ciąg powiązań biznesowych wypracowanych przez polski podmiot. Ze względu na wadliwość towaru nie można wywiązać się ze swoich zobowiązań wobec swoich polskich kontrahentów. Konsekwencje takiego stanu rzeczy mogą być ogromne: utrata wypracowanego zaufania na rynku, przejście klientów do konkurencji, obciążenie karami umownymi za niewywiązanie się z umów i procesy sądowe.

Poniżej – jako prawnik z kancelarii zajmującej się obsługą prawną polskich przedsiębiorstw operujących na rynku chińskim – zwięźle przedstawię, co warto w takiej sytuacji zrobić, jakie kroki i w jakim celu podjąć. Artykuł traktuje wyłącznie o czynnościach, jakie to warto wykonać w pierwszych dniach po dostrzeżeniu problemu.

Jak przebiega zwrot wadliwego towaru z Chin?

Przede wszystkim należy pamiętać o odpowiednim uporządkowaniu i zarchiwizowaniu całej konwersacji, jaka odbywała się z chińskim kontrahentem, a dotyczyła wadliwego zamówienia. Należy zabezpieczyć cały tok trwania rozmów – od złożenia zamówienia, czy negocjacji biznesowych, aż do rozmów najbardziej aktualnych. Powinno się zabezpieczyć wszystkie wiadomości email czy wymiany zdań na komunikatorach internetowych takich jak np. WhatsApp, czy chiński Wechat (jak wskazuje praktyka, są to najpopularniejsze platformy służące komunikacji między przedsiębiorcami z obu krajów). Jeżeli istnieją jakieś fizyczne pisma, to również warto je odnaleźć i dołączyć całości korespondencji. Wszystkie wymieniane w ten sposób wiadomości należy zapisać w osobnym folderze.

Koniecznie trzeba udokumentować wady sprowadzonych produktów. Należy to zrobić niezwłocznie i w sposób jak najbardziej skrupulatny, tak aby na tej podstawie można było stwierdzić, że towar jest faktycznie wadliwy tudzież częściowo wadliwy. Wady można udokumentować na wiele sposobów. Na przykład: warto zadbać o pokaźną dokumentację zdjęciową, na której będzie widoczna wada fizyczna produktu. Można nagrać również filmy, na których widać, że produkt nie funkcjonuje tak, jak powinien. Nie bez znaczenia będzie okazanie produktu innym osobom (np. pracownikom firmy) tak, aby ewentualnie w przyszłości mogli świadczyć o jego wadliwości. Bardzo istotną kwestią będzie zabezpieczenie – jeśli to w ogóle możliwe – części sprowadzonego towaru tak, aby przez cały czas dysponować choćby próbkami świadczącymi o (częściowej) wadliwości całej transzy. Bardzo dobrym pomysłem jest skorzystanie z opinii niezależnego laboratorium. Najlepiej, jeżeli znajduje się ono poza granicami Polski – zwiększa to wartość dowodową przed chińskimi sądami.

Koniecznie trzeba zarchiwizować wszystkie dokumenty w sprawie. Przede wszystkim należy zebrać dokumenty księgowe oraz oficjalne dokumenty wydawane przez organy władzy państwowej. Mowa tu między innymi o: fakturach, notach obciążeniowych, zamówieniach, potwierdzeniach złożenia zamówienia (ang. „sales confirmation”), morskich listach przewozowych (ang. „bill of lading”), dokumentach celnych „SAD” (ang. „single administrative document”), umowach zawieranych z chińskim kontrahentem, a zwłaszcza umowy ramowej i tym podobnych. Dobrze jest je zeskanować i posegregować w odpowiednich folderach na komputerze. W ten sposób całą dokumentację możemy w prosty sposób przekazać prawnikowi. Ten z kolei szybciej i efektywniej będzie mógł zapoznać się ze sprawą. Przekazując informacje w nieuporządkowany sposób, prawnik spędza dodatkowe godziny na próbie zrozumienia sprawy, co przekłada się na późniejszą reakcję i wyższe koszty.

Koniecznie trzeba wyłuskać wszelkie dostępne informacje dotyczące chińskiego kontrahenta. Najważniejsza jest tutaj chińska nazwa spółki zapisywana w chińskich znakach. Warto również zlokalizować adres siedziby spółki, jej numer zaufania społecznego albo – używany dawniej – numer rejestracyjny. Te dane powinny znajdować się co do zasady na samych fakturach. Jednakże jest to reguła, od jakiej bywają wyjątki.

Polski kontrahent powinien jak najszybciej zakomunikować swojemu chińskiemu partnerowi wadliwość (częściową wadliwość) towaru. Ważne, aby reklamacja towaru z Chin w wyczerpujący sposób opisywała i wykazywała, co w dostarczonych produktach jest nie tak. Do korespondencji email warto załączyć zdjęcia, krótkie nagrania wideo, dokładne opisy wad. Równocześnie warto pokazać, iż mimo sytuacji, do jakiej doszło, to jako strona polska, jest się cały czas otwartym na polubowne rozwiązanie sprawy i dalsze kontynuowanie współpracy biznesowej. Niestety, wiele osób na skutek stresu spowodowanego wadliwym zamówieniem angażuje się w kłótnie ze stroną przeciwną – a to niestety jest z reguły kontrskuteczne.

Reklamacja towaru z Chin – podsumowanie

Ważne jest, aby działać szybko i zdecydowanie, ale jednocześnie grzecznie i z umiarem. Czasem – zwłaszcza gdy współpraca między kontrahentami nie jest długotrwała i strony niewiele o sobie wiedzą – zbyt emocjonalne podejście do konwersacji może zwyczajnie wystraszyć podmiot z Chin i zniechęcić do rozwiązania problemu i kontynuowania współpracy. Z praktyki wynika, że często się zdarzają sytuacje, gdzie chiński kontrahent po prostu „znika”. Ważne, aby działać spokojnie, być uprzejmym, a jednocześnie metodycznie i logicznie przedstawiać swoje argumenty.

Zawsze warto pomyśleć o zatrudnieniu profesjonalisty – prawnika, który ma doświadczenie w obsłudze przedsiębiorców operujących w jakimś stopniu na rynku chińskim. Zwłaszcza jeżeli rozmowy będą się przeciągały i nie będą przynosić żadnych pozytywnych efektów.

Wszystkie czynności wskazane powyżej znacznie się przyczynią do polepszenia pozycji negocjacyjnej. Działanie w sposób profesjonalny i uporządkowany zawsze będzie miało pozytywne przełożenie na ostateczny wynik pertraktacji. Co więcej, warto jak najszybciej zaangażować do sprawy prawnika. Dzięki jego doświadczeniu i umiejętnościom będzie można od samego początku przyjąć jednolitą i skuteczną linię działania, co w konsekwencji zwiększy szanse na uczciwe rozliczenie z chińskim kontrahentem.

Jeśli zainteresował Cię ten temat, polecamy udostępniane przez blog o Chinach artykuły. Poruszamy tam kwestie handlowe, ekonomiczne oraz prawne Państwa Środka, m.in.: eksport towarów do Chin, podatki w Chinach czy weryfikacja chińskiej firmy.

Autor: Stanisław Szufrajda