Podpowiadamy, jak powinna przebiegać weryfikacja chińskiej firmy, zanim podejmie się z nią współpracę. W Chinach są oszuści. Tak samo, jak oszuści są w Polsce, w Niemczech czy Stanach Zjednoczonych. Zawsze tak było i prawdopodobnie zawsze tak będzie. Przedsiębiorca znajduje się w zdecydowanie niekomfortowym momencie, kiedy musi dokonywać znaczących transakcji w miejscu, gdzie czuje się niepewnie. Poniekąd oczekiwanym powinno być, że to ten moment jest najlepszym do dokonywania ewentualnych oszustw. Jak wobec tego nie dać się oszukać? Wystarczy odrobina zdrowego rozsądku i wiedzy na temat tego, jak działają niektóre instytucje w Chińskiej Republice Ludowej.
Weryfikacja chińskiej firmy — krok po kroku
Weryfikacja kontrahenta z Chin wydawać się może karkołomnym zadaniem. Nawiązujemy kontakt. Godzimy się na warunki. Dostajemy umowę wskazującą w języku angielskim nieznany nam podmiot, przesłaną przez obywatela Chin z groteskowo brzmiącym amerykańskim imieniem. Co z tymi danymi zrobić?
- O co pytać?
Przed podpisaniem umowy koniecznie musimy zapytać o licencję – tzw. business license (营业执照) oraz o skan dowodu tożsamości uprawnionego przedstawiciela. Znacznie ułatwi nam to identyfikację. Zaniedbując tego obowiązku będziemy skazani na organizowanie dochodzenia za pomocą samej nazwy podmiotu. Nie znając języka chińskiego może to być czasochłonne i uciążliwe. - NECIPS
National Enterprise Credit Information Publicity System to strona, którą znajdziemy pod adresem: www.gsxt.gov.cn. Pełni ona funkcję tożsamą do naszego Krajowego Rejestru Sądowego. Jak sprawdzić firmę z Chin? Wpisując w wyszukiwarkę nazwę spółki (lub co znacznie wygodniejsze – numer rejestracji), możemy uzyskać informacje o jej kapitale, przedstawicielach, strukturze, dacie rejestracji, licencjach czy problemach. Strona jest oczywiście w języku chińskim, niemniej jednak korzystanie z automatycznego tłumaczenia strony może pozwolić nam przynajmniej przybliżyć sobie podstawowe informacje. - Prawdziwe imiona
Dobrze wiedzieć, jak nazywa się podmiot, z którym wchodzi się w umowę. Nie wyłącznie znać jego nazwę na rynek zachodni, ale także zapisać gdzieś nazwę w języku chińskim – pod którą to raczej spółka będzie zarejestrowana. To samo tyczy się przedstawicieli. Zazwyczaj będą używać anglosaskiego imienia, natomiast dobrze jest zdawać sobie sprawę jak to imię i nazwisko powinno wyglądać w języku chińskim. Koniecznie należy zadbać o użycie prawdziwych imion i nazw w umowie, którą zamierzamy podpisać. Samo chińskie tłumaczenie może okazać się niewystarczającym do zidentyfikowania podmiotu i tym samym weryfikacja dostawcy z Chin nie będzie możliwa. - Legal representative
Oczywistym jest, że nie każdy pracownik przedsiębiorstwa ma prawo występować jako jego przedstawiciel, podpisywać w jego imieniu dokumenty i zaciągać zobowiązania. Klasycznym problemem niestety jest, sytuacja, w której na umowie z chińskim podmiotem znajduje się podpis niewłaściwej osoby. W NECIPS we wprost zapisane są znaki oznaczające imię prawnego przedstawiciela, warto poświęcić chwilkę na porównanie czy osoba podpisująca się w imieniu chińskiej spółki na naszej umowie jest tożsama z osobą, którą wskazuje system. Jeżeli tak nie jest, należy koniecznie na to zwrócić uwagę naszemu kontrahentowi i nie dać się przekonać do przyjęcia podpisu innej osoby. Równocześnie można wskazać odpowiednią Contact Person dla każdej ze stron, czyli osobę, z którą należy się kontaktować w toku realizacji umowy – bez konieczności kontaktu wyłącznie z osobą, której podpis widnieje na umowie. - Pieczątka
Chińska kultura pieczątek jest odrębnym tematem na felieton. Z naszej perspektywy jest to konfundujące, jednak w oczach obywateli Państwa Środka pieczątka ma często większe znaczenie niż odręczny podpis. Wzory pieczątek, jakich przedsiębiorstwa mogą używać są ściśle uregulowane. Jeżeli zawierają angielskie słowa najczęściej nie są to autentyczne pieczątki wymagane dla ważności dokumentu. Warto też optycznie przeanalizować czy tekst wpisany w koło jest tożsamy z nazwą chińskiego przedsiębiorstwa. - Zamówienie raportu
Na polskim rynku funkcjonuje co najmniej kilka przedsiębiorstw zajmujących się praktycznie wyłącznie opiniowaniem wskazanego podmiotu w Chinach. Ich działania są rzecz jasna dużo szersze, niż jest się w stanie wykonać samemu jednak nie należy ich traktować jako odpowiedzi na każdy istniejący problem. Zdarzają się bowiem klienci, którzy przeprowadzili takową analizę, a jednak po drodze pojawiły się prawne komplikacje. W praktyce kancelaryjnej standardem jest skontrolowanie najpierw informacji o prowadzonych postępowaniach sądowych lub administracyjnych przeciwko podmiotowi, co niekoniecznie we wspomnianym raporcie zawsze się znajduje. Warto jednak rozważyć tę opcję – w zależności od naszej potrzeby poczucia bezpieczeństwa. - Dokumenty eksportowe
Podmioty zajmujące się eksportem w Chinach, muszą posiadać dwa dokumenty: China Customs Registration Certificate (中华人民共和国海关报关单位注册登记证书) wydawany przez chińskie służby celne, oraz Foreign Trade Operator Record (对外贸易经营者备案登记表) wydawany przez MOFCOM (ministerstwo ds. Handlu). Na jego podstawie mogą ubiega się o tzw. export license, co powinno być odnotowane w NECIPS. W innym wypadku warto zapytać stronę o powyższe dokumenty.
Przy większych zamówieniach przykładowo rozsądnym krokiem może być poproszenie najpierw o próbkę produktu. Nie tylko będziemy mieli możliwość sprawdzenia jakości, ale także zobaczymy jak przebiega transfer pieniędzy na mniejszych kwotach oraz jak szybko działa producent. Jeżeli odmówi wysłania takowej, pojawia się pytanie o jego stosunek do całego przedsięwzięcia.
Podsumowanie
W swojej praktyce spotykaliśmy już każdy z opisanych powyżej przypadków i nie są one wcale czymś nietypowym. Weryfikacja podmiotu to absolutnie konieczny początek każdej sprawy, który zazwyczaj jest mocno zaniedbywany. Warto spędzić dodatkowy dzień na analizowaniu poziomu zaufania, jakim możemy obdarzyć naszego potencjalnego kontrahenta, zamiast wyplątywać się z podejrzanych umów i próbować odzyskać stracone pieniądze pół roku później.
Jeśli zainteresowały Cię poruszane we wpisie kwestie, sprawdź także inne artykuły publikowane przez nasz blog o Chinach. Poruszamy w nim ważne kwestie ekonomiczne i prawne tego kraju, takie jak: rejestracja znaku towarowego w Chinach, rejestracja firmy w Chinach czy cyfrowe Juan.
Artykuł Karola Czekałowskiego